Downloads

Hieronder vindt u 5 downloads die u in uw eigen werk wellicht kunt gebruiken.Drie ervan gaan over goed projectmanagement, een van onze specialismen.

Daarnaast hebben wij voor het Kluwer-handboek 'Gemeentelijk personeelsbeleid' een praktisch artikel geschreven over het inhuren van interim-managers door gemeenten. Het bevat een beschrijving van de laatste ontwikkelingen rond het inhuren van interim-managers met veel praktijktips voor gemeenten om problemen te voorkomen en om volop te profiteren van het nut van een interim-manager. Tot slot kunt u een artikel downloaden over het beheer van flexkrachten, specifiek geschreven voor gemeenten (maar ook herkenbaar voor bedrijven).

De downloads starten door te klikken op de titels:

Checklist structureren projectteambijeenkomsten

Inventariseer eerst het beoogde resultaat, het type activiteiten en de werkzaamheden die nodig zijn voor het behalen van het beoogde projectresultaat. Dit kan tijdens de vergadering of vooraf.
Maak dan aan de hand van de uitkomsten samen tijdens de eerste vergadering voorstellen of afspraken over een of meerdere van de volgende punten:

Vergaderprotocol
- Wie is voorzitter, secretaris, verslaglegger, budget- of urenbewaker. Andere taken/rollen?
- Taken, bevoegdheden en verantwoordelijkheden, m.n. die van externen?
- Welke vergaderfrequentie (naar behoefte of op vast tijdstip)
- Vergaderplaats
- Vergadertijdstip en -duur
- Welke verslaglegging. Aan wie sturen. Wanneer gereed?
- Voorzitter vat per punt de afspraken of discussie samen
- Minderheidsstandpunten?
- Hoe verloopt tussentijdse communicatie en tussen wie en wie?
- Wie maakt agenda, vooraf verspreiden aan wie?
- Reserveren vergaderruimte, zorgen voor koffie/thee, andere hulpmiddelen als flip-over, stiften
- Altijd dezelfde soort bijeenkomsten of afwisselend met andere (bijv. informeel/ brainstormend/ gezellig/ opiniërend/ besluitvormend)?
- Hoe gaan we met elkaar om tijdens de vergaderingen?
- Is opdrachtgever aanwezig tijdens vergaderingen?
- Projectborrel, - eten of -excursie?

Het project zelf
- Wie is projectleider, welke persoon is opdrachtgever, wie zit er in het projectteam?
- Relatie vakwethouder
- Rol opdrachtgever
- Hoe luidt de opdracht (concept of definitief, vastgelegd?)
- Wat zit er niet in het project?
- Uitbesteden?
- Wanneer moet het project klaar zijn?
- Hoe zijn de fasering en de beslisdocumenten gepland?
- Welke randvoorwaarden gelden?
- Project binnen of buiten de lijn?
- Projectdocumentatie, planning, uren- en budgetregistratie
- Projectinformatie- en communicatie
- Logboek?
- Projecthuisstijl/logo/slogan?
- Huisvesting projectmedewerk(st)ers?
- Bereikbaarheidslijst projectdeelnemers (toestel, e-mail, fax, mobiel, werktijden etc.)

Tips voor een goede opdrachtformulering

- Staat op pagina 1 van het plan van aanpak en niet pas op pagina 11
- Bestaat uit één of enkele korte en kernachtige zin(nen)
- Is voor iedereen begrijpelijk
- Geeft antwoord op de vraag:
- Wat is er klaar als het klaar is (= product)?
  of
- Wat is er bereikt als het project klaar is (= resultaat of effect)?
- Gebruik de SMART-methodiek om de opdracht zo concreet mogelijk te maken.
- Formuleer de randvoorwaarden in een aparte paragraaf om het project nog meer af te bakenen.
- Geef aan in de volgende paragraaf van het plan van aanpak:
  Wat zit er niet in dit project?

NB: In politieke organisaties zijn er bestuursopdrachten en projectopdrachten (outcome vs. output)!  

  Weer naar boven